Af hverju ekki PDF-skjöl?
PDF-skjöl (PDF stendur fyrir Portable Document Format, skráarsnið frá bandaríska fyrirtækinu Adobe) eru skjöl sem helst eru notuð til útgáfu efnis sem ekki þarf að vinna frekar með, líkt og handbóka og auglýsingabæklinga. PDF-skjöl hafa þann kost að þau birtast á sama sniði í öllum tölvum, óháð því hverjar staðbundnar stillingar tölvunnar eru. Þrátt fyrir að mörg fyrirtæki sendi PDF-skjöl til þýðingar eru þau langt frá því að vera hentugasta skráarsniðið fyrir þýðendur og þýðingahugbúnað. Staðreyndin er nefnilega sú að það er ekki hægt að breyta PDF-skjölum heldur þarf alltaf að undirbúa þau fyrir þýðingu ef útlit þýdda skjalsins á að taka mið af frumskjalinu. Þessu til viðbótar læsa sumir útgefendur PDF-skjölum, sem merkir að ekki er hægt að vinna með þau.
Engin skjöl eru búin til í PDF heldur liggja ávallt aðrar skjalagerðir til grundvallar, þ.e. allt efni allra PDF-skjala er upphaflega skrifað og sett upp í öðru forriti áður en því er umbreytt í PDF. Þetta geta m.a. verið forrit eins og Adobe InDesign, Adobe Framemaker og Apple iWork. Þar sem undirbúningur PDF-skjala fyrir þýðingu felur alltaf í sér umbreytingu þeirra er mjög algengt að textar og myndir riðlist við umbreytingu, sem merkir að í raun þarf að setja skjölin, a.m.k. að einhverju leyti, upp aftur, áður en hægt er að birta sjálfa þýðinguna í PDF-skjali. Því getur það sparað umtalsverðan tíma, vinnu og kostnað að senda undirliggjandi skjal til þýðingar í stað PDF-skjalsins.
Rétt skjal, lægri kostnaður
Tvær leiðir eru til að þýða PDF-skjöl. Sú fyrsta er einfaldlega að slá þýdda textann inn í nýtt skjal, oftast Word-skjal. Það hefur að sjálfsögðu þann ókost í för með sér að ekkert af uppsetningu textans heldur sér (og að sjálfsögðu ekki myndir heldur). Að auki er ekki hægt að nota þýðingaforrit þar sem enginn frumtexti er fyrir forritið til að lesa og því líklegt að kostnaðurinn verði hærri en hann annars yrði. Hin leiðin er að nota sérstakan hugbúnað til að „lesa“ PDF-skjalið og færa það yfir á Word-snið. Með þessari leið er hægt að nota þýðingaforrit við þýðinguna, auk þess sem uppsetningin heldur sér, í það minnsta að verulegu leyti. Ókostirnir eru að umbreyting skjala tekur tíma, auk þess sem hún er aldrei fullkomin. Því þarf alltaf að leggja meiri vinnu í að ganga frá skjalinu fyrir lokaútgáfu en annars hefði þurft að gera.
Allra besta og hagkvæmasta leiðin til að þýða efni sem er að finna í PDF-skjölum er því einfaldlega að senda upphaflegu skrána í þýðingu, hvort sem um er að ræða InDesign eða aðra skráargerð. Það sparar vinnu við enduruppsetningu og tíma við þýðingu, sem aftur leiðir til lægri kostnaðar.